Od 19 marca 2025 roku weszły w życie przepisy, które istotnie zmieniają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Nowelizacja dotyczy m.in. obowiązków związanych z uzupełniającym urlopem macierzyńskim dla rodziców wcześniaków i noworodków hospitalizowanych. W praktyce oznacza to konieczność rozszerzenia części B akt osobowych i wprowadzenia nowych procedur w działach kadr.
Nowy typ urlopu – uzupełniający urlop macierzyński
Zgodnie z ustawą, uzupełniający urlop macierzyński przysługuje rodzicom w określonych sytuacjach związanych z przedwczesnym porodem lub długotrwałą hospitalizacją dziecka (gov.pl):
| Sytuacja | Wymiar urlopu |
|---|---|
| Urodzenie przed 28. tygodniem ciąży lub masa ≤ 1000 g | 1 tydzień urlopu za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu (maks. 15 tygodni) |
| Urodzenie po 28., a przed 37. tygodniem ciąży, masa > 1000 g | 1 tydzień urlopu za każdy tydzień hospitalizacji (maks. 8 tygodni) |
| Urodzenie po 37. tygodniu, hospitalizacja ≥ 2 dni | 1 tydzień urlopu za każdy tydzień pobytu w szpitalu (od 5. do 8. tygodnia po porodzie) |
Nowe obowiązki dokumentacyjne
Najważniejszą zmianą jest rozszerzenie części B akt osobowych o dokumenty związane z uzupełniającym urlopem macierzyńskim (Infor.pl):
- Wnioski o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego
- Dokumenty potwierdzające korzystanie z tego urlopu
Do wniosku pracownik musi dołączyć:
- Oświadczenie o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica z tego urlopu.
- Zaświadczenie szpitala z informacją o:
- tygodniu ciąży w chwili urodzenia,
- masie urodzeniowej dziecka,
- okresie hospitalizacji.
Struktura akt osobowych w 2025 roku
Po zmianach akta osobowe składają się z pięciu części (Kadry.infor.pl):
- Część A – dokumenty rekrutacyjne (CV, badania lekarskie itp.)
- Część B – przebieg zatrudnienia (umowy, szkolenia, urlopy – w tym nowy uzupełniający macierzyński)
- Część C – zakończenie stosunku pracy (wypowiedzenia, świadectwo pracy)
- Część D – kary porządkowe
- Część E – dokumentacja z kontroli trzeźwości
Forma prowadzenia dokumentacji
Pracodawcy mogą prowadzić dokumentację w formie:
- papierowej – odpowiednio zabezpieczonej przed zniszczeniem,
- elektronicznej – z zachowaniem integralności danych, backupów i kontroli dostępu (CentrumVerte.pl).
Okres przechowywania dokumentów
Czas przechowywania zależy od daty zatrudnienia (GazetaPrawna.pl):
| Data zatrudnienia | Okres |
| od 1.01.2019 r. | 10 lat od końca roku zakończenia pracy |
| 1999–2018 (z raportem ZUS) | 10 lat od złożenia raportu |
| 1999–2018 (bez raportu ZUS) | 50 lat |
| przed 1999 r. | 50 lat |
Kary i kontrole PIP
Za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji grozi grzywna 1 000–30 000 zł (gov.legalis.pl).
Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy obejmują m.in. kompletność akt, chronologię dokumentów i zgodność z RODO (PIP.gov.pl).
Rekomendacje dla pracodawców
Działania natychmiastowe:
- Aktualizacja procedur kadrowych
- Przygotowanie wzorów wniosków i oświadczeń
- Szkolenie działu HR
- Audyt akt osobowych
Długofalowo:
- Wdrożenie lub aktualizacja systemu do e-dokumentacji
- Ustalenie procedur archiwizacji
- Monitorowanie kolejnych zmian w prawie pracy
Podsumowanie
Zmiany od marca 2025 roku to nie tylko formalność – to obowiązek, którego zaniedbanie może kosztować dziesiątki tysięcy złotych. Najważniejszym elementem jest dodanie do części B akt osobowych dokumentów związanych z uzupełniającym urlopem macierzyńskim.
Warto już teraz wdrożyć zmiany, przeszkolić kadrę i przygotować systemy, aby uniknąć kar i problemów przy kontrolach PIP.
📌 Potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym KAMA w Czechowicach-Dziedzicach – przeprowadzimy audyt i pomożemy w pełnym wdrożeniu zgodnym z prawem.