Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument handlowy, który pełni funkcję oferty handlowej lub wstępnego rachunku. Jest wystawiana przed dokonaniem rzeczywistej transakcji i nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Jej celem jest przedstawienie warunków sprzedaży, takich jak cena, ilość, specyfikacja towarów lub usług, warunki płatności oraz inne istotne szczegóły.
Główne cechy faktury pro forma:
- brak obowiązków księgowych - nie jest dokumentem księgowym i nie ma obowiązku jej uwzględniania w księgach rachunkowych,
- brak zobowiązań podatkowych - nie generuje obowiązku zapłaty podatku VAT ani innych podatków,
- informacyjny charakter - służy do informowania odbiorcy o warunkach transakcji, które mogą być podstawą do dalszych negocjacji lub finalizacji zakupu,
- podstawa do zamówienia - może służyć jako podstawa do złożenia zamówienia przez odbiorcę.
Pro forma a faktura
Charakter prawny i księgowy
Faktura – Jest dokumentem księgowym i podatkowym. Obowiązkowo musi być ujęta w księgach rachunkowych i jest podstawą do rozliczeń podatkowych, takich jak VAT.
Faktura pro forma – Nie ma mocy prawnej ani księgowej. Jest to dokument informacyjny i nie rodzi obowiązku księgowego ani podatkowego.
Obowiązek zapłaty
Faktura – Nakłada na odbiorcę obowiązek zapłaty. Jest dowodem wykonania usługi lub dostarczenia towaru i podstawą do dochodzenia roszczeń finansowych.
Faktura pro forma – Nie nakłada obowiązku zapłaty. Jest jedynie propozycją lub ofertą handlową, która przedstawia warunki przyszłej transakcji.
Cel wystawienia
Faktura – Dokumentuje faktyczne dostarczenie towarów lub wykonanie usług. Jest wystawiana po zrealizowaniu transakcji.
Faktura pro forma – Jest wystawiana przed realizacją transakcji, w celu przedstawienia warunków sprzedaży, często jako oferta handlowa lub informacja wstępna.
Elementy formalne
Faktura – Musi zawierać określone prawem elementy, takie jak numer faktury, data wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów/usług, kwoty netto, VAT oraz kwoty brutto.
Faktura pro forma – Może zawierać podobne elementy jak faktura, ale nie ma wymogu przestrzegania tych samych rygorystycznych zasad formalnych.
Znaczenie w obiegu gospodarczym
Faktura – Jest podstawowym dokumentem w obiegu gospodarczym, służącym do rozliczeń między kontrahentami, w tym do rozliczeń podatkowych.
Faktura pro forma – Służy głównie do celów informacyjnych i przygotowawczych przed zawarciem ostatecznej transakcji.
Kto może wystawić pro formę?
Fakturę pro forma może wystawić każda osoba lub firma prowadząca działalność gospodarczą, niezależnie od jej formy prawnej. Przedsiębiorstwa handlowe, które zajmują się sprzedażą towarów, często wystawiają faktury pro forma, aby przedstawić potencjalnym klientom warunki sprzedaży, cenę oraz specyfikację towarów przed finalizacją transakcji. To narzędzie pozwala na transparentne zaprezentowanie oferty i ułatwia negocjacje handlowe.
Jakie informacje muszą zawarte być w pro formie?
Faktura pro forma, choć nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym, powinna zawierać określone informacje, aby spełniać swoją rolę jako oferta handlowa i wstępne potwierdzenie warunków transakcji. Przede wszystkim, musi zawierać dokładne dane identyfikacyjne obu stron transakcji. Obejmuje to:
- pełną nazwę firmy,
- adres,
- numer telefonu,
- adres e-mail zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
Kolejnym istotnym elementem jest szczegółowy opis towarów lub usług, które są przedmiotem oferty. Opis ten powinien być jak najbardziej precyzyjny i zawierać wszelkie istotne detale, takie jak ilość, jednostki miary, waga, kolor, model czy inne specyfikacje techniczne. Dzięki temu nabywca ma pełną jasność co do tego, co dokładnie jest oferowane i może ocenić, czy oferta odpowiada jego potrzebom.
Cena to kolejny kluczowy element faktury pro forma. Powinna ona zawierać ceny jednostkowe oraz całkowitą wartość towarów lub usług. Warto również uwzględnić wszelkie dodatkowe koszty, takie jak koszty transportu, ubezpieczenia czy podatki, jeśli mają zastosowanie. Wszystkie kwoty powinny być jasno wyszczególnione, aby nabywca wiedział, jaka będzie całkowita kwota do zapłaty.
Warunki płatności to kolejny istotny aspekt, który musi być zawarty w fakturze pro forma. Powinny one obejmować termin płatności, formę płatności (np. przelew bankowy, karta kredytowa, gotówka) oraz wszelkie zniżki za wcześniejszą płatność lub kary za opóźnienie. Jasno określone warunki płatności pomagają uniknąć nieporozumień i ułatwiają zarządzanie finansami obu stron.
Na koniec, faktura pro forma powinna zawierać datę wystawienia dokumentu oraz jego numer, co ułatwia jego identyfikację i odniesienie się do niego w przyszłości. Możliwe jest również dodanie informacji o przewidywanym terminie dostawy towarów lub wykonania usług, co daje nabywcy lepszy obraz całego procesu realizacji zamówienia.