Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą wystawia faktury za swoje usługi. Zdarza się jednak, że z różnych powodów dokument zostaje wystawiony błędnie, tj. zawiera błędne informacje. Jednak regulacje prawne umożliwiają korygowanie niewłaściwych zapisów za pośrednictwem noty korygującej. Dowiedz się o niej więcej!
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument księgowy używany w Polsce do poprawiania błędów w fakturach VAT. Jest to alternatywny sposób korygowania błędów w fakturach, który pozwala na dokonanie poprawek bez konieczności wystawiania nowej faktury korygującej.
Nota korygująca jest stosowana, gdy w fakturze występują błędy formalne, takie jak:
- błędna data wystawienia,
- błędny numer faktury,
- błędny numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) odbiorcy,
- błędna nazwa firmy,
- błędny adres odbiorcy,
- błędne dane dotyczące opisu towaru lub usługi (np. błędny kod towaru),
- inne błędy niedotyczące kwot ani stawek podatku.
Nota korygująca nie może być używana do korygowania błędów związanych z:
- kwotami (netto, brutto, VAT),
- stawkami VAT,
- ilościami towarów lub usług,
- cenami jednostkowymi.
Nota korygująca może być wystawiona wyłącznie przez odbiorcę faktury (nabywcę towarów lub usług). Po jej wystawieniu, nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury (sprzedawcę). Akceptacja może być dokonana w formie podpisu na nocie korygującej lub poprzez potwierdzenie e-mailowe.
Nota korygująca powinna zawierać następujące informacje:
- datę wystawienia,
- numer noty korygującej,
- dane wystawcy noty (nabywcy towarów lub usług),
- dane odbiorcy noty (sprzedawcy towarów lub usług),
- dane faktury, do której się odnosi (numer, data wystawienia),
- opis błędu, który jest korygowany,
- poprawne dane.
Podstawą prawną do wystawiania not korygujących w Polsce jest ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa VAT) oraz rozporządzenia wykonawcze dotyczące fakturowania.
Nota korygująca jest przydatnym narzędziem w procesie księgowania, pozwalającym na szybkie i efektywne poprawianie drobnych błędów formalnych bez konieczności wystawiania nowej faktury korygującej.
Czy konieczne jest przesłanie noty korygującej do kontrahenta?
Tak, konieczne jest, aby przesłać notę korygującą do kontrahenta (wystawcy faktury), ponieważ nota korygująca wymaga akceptacji przez kontrahenta, aby mogła być uznana za poprawną i skuteczną.
Procedura przesyłania noty korygującej
- Wystawienie noty korygującej – Odbiorca faktury (nabywca) wystawia notę korygującą zawierającą poprawne dane oraz opis błędu, który jest korygowany.
- Przesłanie noty do kontrahenta – Nota korygująca musi zostać przesłana do kontrahenta (sprzedawcy), który wystawił pierwotną fakturę. Przesyłka może być dokonana tradycyjnie (pocztą) lub elektronicznie (e-mailem).
- Akceptacja noty przez kontrahenta – Kontrahent musi zaakceptować notę korygującą. Akceptacja może być dokonana poprzez podpisanie noty lub poprzez potwierdzenie jej odbioru i akceptacji drogą elektroniczną.
Dlaczego przesłanie noty korygującej jest ważne?
Nota korygująca bez akceptacji kontrahenta nie ma mocy prawnej, co oznacza, że nie można jej uwzględnić w księgach rachunkowych.
Przesłanie noty korygującej i uzyskanie jej akceptacji pomaga uniknąć nieporozumień i sporów dotyczących treści faktury oraz jej poprawności.
Przesłanie noty korygującej i uzyskanie akceptacji jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń wykonawczych dotyczących fakturowania.
Pamiętaj, że nota korygująca jest dokumentem księgowym i musi być odpowiednio zarchiwizowana zarówno przez odbiorcę, jak i wystawcę faktury.