Kolejny etap zmian legislacyjnych dla branży transportowej w 2025 roku

Spis treści:

Elektronizacja zezwoleń EKMT
Nowelizacja Ustawy o transporcie drogowym i jej wpływ na dokumentację finansową
Nowe tachografy G2V2
Rozszerzenie systemu SENT i zwiększone obowiązki sprawozdawcze
Zmiany podatkowe związane z ekologicznymi standardami floty

Rok 2025 przynosi branży transportowej kolejne istotne zmiany legislacyjne, które w znaczący sposób wpłyną na funkcjonowanie firm oraz ich działy księgowości i finansów. Przepisy te, wdrażane zarówno na poziomie krajowym, jak i unijnym, mają na celu nie tylko zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa w przewozach drogowych, lecz także uszczelnienie systemów kontroli oraz modernizację sektora. Zmiany te wymagają od działów księgowości pełnego zaangażowania i elastyczności, ponieważ nowe regulacje generują dodatkowe obowiązki związane z ewidencją, rozliczeniami i archiwizacją dokumentacji. Warto zatem przyjrzeć się najważniejszym aspektom tych przepisów i zrozumieć, jak wpłyną one na codzienną pracę księgowych w firmach transportowych.

Elektronizacja zezwoleń EKMT

Jedną z najbardziej wyczekiwanych nowości jest pełne wdrożenie aplikacji mobilnej umożliwiającej korzystanie z zezwoleń EKMT w formie cyfrowej. Do końca 2025 roku przewoźnicy mają możliwość przetestowania i użytkowania tego nowoczesnego narzędzia, które ma zastąpić tradycyjne papierowe dokumenty. Elektronizacja zezwoleń niesie za sobą wiele korzyści, takich jak łatwiejszy dostęp do dokumentów czy szybka ich kontrola podczas przejazdów międzynarodowych. Z perspektywy księgowości jednak pojawiają się nowe wyzwania, systemy księgowe i archiwizacyjne muszą zostać dostosowane do przechowywania i weryfikowania cyfrowych wersji zezwoleń. W praktyce oznacza to konieczność ścisłej współpracy między działami finansowymi a operacyjnymi, by mieć pewność, że wszelkie wymagane dokumenty są aktualne i zgodne z obowiązującymi przepisami. Dział księgowości powinien również przygotować się na coraz częstsze kontrole elektronicznych dokumentów, które mogą być wymagane przez organy państwowe. Wszystko to sprawia, że elektronizacja, choć z pozoru ułatwiająca życie, wymaga od księgowych dodatkowej uwagi i precyzji.

Nowelizacja Ustawy o transporcie drogowym i jej wpływ na dokumentację finansową

Równocześnie z wprowadzeniem cyfrowych zezwoleń, na początku 2025 roku obowiązują zmiany w Ustawie o transporcie drogowym, które wprowadzają nowe zasady dotyczące funkcjonowania przewoźników i podmiotów współpracujących w łańcuchu transportowym. Nowelizacja umożliwia między innymi wynajem pojazdów zagranicznych przez polskie firmy transportowe, jednakże pod rygorystycznymi warunkami i kontrolą. To oznacza, że dział księgowości musi szczególnie zadbać o weryfikację, czy wszyscy współpracujący przewoźnicy posiadają aktualne licencje i zezwolenia.

Ponadto nowa ustawa nakłada obowiązek przechowywania dokumentacji przewozowej przez okres aż pięciu lat, co jest znacznym wydłużeniem względem wcześniejszych regulacji. Z punktu widzenia księgowości i administracji finansowej jest to wyzwanie logistyczne i organizacyjne, firmy muszą zainwestować w odpowiednie systemy do archiwizacji, które zapewnią dostępność dokumentów na potrzeby ewentualnych kontroli. Nie można także zapominać o wysokich karach finansowych, które grożą za zlecenie przewozu podmiotowi nieposiadającemu wymaganych zezwoleń, sięgających nawet do 200 tysięcy złotych. W praktyce więc skuteczna kontrola i zgodność dokumentacji staje się dla działu księgowości jednym z priorytetów, aby zabezpieczyć firmę przed takimi ryzykami.

Nowe tachografy G2V2

Kolejnym istotnym elementem zmian jest wprowadzenie obowiązku wyposażenia pojazdów realizujących transport międzynarodowy w tachografy nowej generacji (G2V2), co zacznie obowiązywać od 19 sierpnia 2025 roku. Tachografy te pozwalają na bardziej precyzyjne rejestrowanie czasu pracy kierowców i innych parametrów, co zwiększa bezpieczeństwo na drogach oraz umożliwia bardziej szczegółową kontrolę zgodności z przepisami o czasie pracy i odpoczynku. Dla księgowości zmiana ta ma swoje konsekwencje finansowe. Zakup i instalacja nowoczesnych tachografów wiąże się z koniecznością uwzględnienia dodatkowych kosztów w budżecie firmy, a także odpowiedniego ich rozliczenia i amortyzacji.

Ponadto nowa technologia wymaga lepszej współpracy między działami finansowymi, logistycznymi i kadrowymi, ponieważ szczegółowe dane o czasie pracy kierowców przekładają się na sposób naliczania wynagrodzeń, premii czy rozliczeń z kontrahentami. Z tego względu księgowi powinni dokładnie analizować wpływ nowego sprzętu na koszty prowadzenia działalności i współpracować z innymi działami, aby uniknąć błędów i nieporozumień.

Rozszerzenie systemu SENT i zwiększone obowiązki sprawozdawcze

W 2025 roku znacząco rozszerzony został również zakres obowiązków związanych z systemem SENT, który służy do elektronicznego nadzoru nad transportem towarów wrażliwych i kontrolą przemieszczania wybranych produktów na terenie Polski. Nowe przepisy obejmują teraz również firmy zagraniczne wykonujące transport na terenie kraju, co ma na celu ograniczenie nielegalnych praktyk oraz uszczelnienie rynku transportowego. W efekcie dział księgowości musi być przygotowany na jeszcze bardziej rozbudowane zadania administracyjne, związane z gromadzeniem i raportowaniem danych przewozowych. Ponadto wprowadzenie nowych obowiązków sprawozdawczych może generować dodatkowe koszty compliance, które trzeba będzie uwzględnić w planach finansowych firmy. Rzetelne prowadzenie ewidencji oraz terminowe przesyłanie wymaganych informacji jest teraz nie tylko wymogiem prawnym, ale i warunkiem zabezpieczenia firmy przed ewentualnymi sankcjami finansowymi.

Zmiany podatkowe związane z ekologicznymi standardami floty

Nie można pominąć również kwestii podatkowych, które w 2025 roku ulegają zmianom zwłaszcza w kontekście opodatkowania środków transportu. Nowe przepisy przewidują podwyższenie stawek podatku dla pojazdów o wysokiej emisji CO₂, co jest elementem działań mających na celu promocję ekologicznych rozwiązań w transporcie. Dla działów księgowości oznacza to konieczność dokładnego planowania budżetu i monitorowania kosztów podatkowych, zwłaszcza jeśli flota firmy opiera się na starszych, mniej ekologicznych pojazdach. Z drugiej strony, wprowadzono także szereg ulg i możliwości odliczeń dla przedsiębiorców inwestujących w nowoczesne i przyjazne środowisku środki transportu, co stanowi szansę na optymalizację podatkową. W praktyce wymaga to od księgowych nie tylko umiejętności bieżącego rozliczania podatków, lecz także strategicznego podejścia do inwestycji i ścisłej współpracy z zarządem firmy w planowaniu rozwoju floty.

Podsumowując, zmiany legislacyjne, które obowiązują w branży transportowej od 2025 roku, stawiają przed działami księgowości i finansów nowe wyzwania oraz obowiązki. Elektronizacja dokumentów, rozszerzenie systemów raportowania, nowe regulacje dotyczące zezwoleń, modernizacja floty oraz aktualizacje systemów technicznych wymagają pełnej gotowości i elastyczności zespołów księgowych. Aby sprostać tym wyzwaniom, konieczne jest wdrożenie nowoczesnych narzędzi informatycznych, przeszkolenie pracowników oraz ścisła współpraca z innymi działami firmy. Tylko w ten sposób można zapewnić prawidłowość rozliczeń, zgodność z przepisami oraz minimalizować ryzyko finansowe i prawne, które może wynikać z nieprzestrzegania nowych wymogów. Dobrze przygotowana księgowość to fundament stabilności i rozwoju każdej firmy transportowej w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym.