- Kontekst zmian – presja unijna i potrzeba porządkowania rynku
- Obowiązek cyfrowego rejestrowania czasu pracy kierowców
- Zmiany w rozliczaniu delegacji i ryczałtów
- Centralny Rejestr Przewoźników i wymogi licencyjne
- Nowe zasady kontroli drogowych i sankcje
- Cyfryzacja obowiązków i nowe wymagania administracyjne
Kontekst zmian – presja unijna i potrzeba porządkowania rynku
Unia Europejska od kilku lat intensywnie pracuje nad ujednoliceniem przepisów dotyczących transportu drogowego. Jednym z najgłośniejszych elementów tych działań był wprowadzony w życie Pakiet Mobilności, który m.in. zmienił zasady delegowania kierowców, określił nowe reguły odpoczynku oraz nałożył obowiązek powrotu pojazdu do bazy co 8 tygodni. Te zmiany wywołały spore zamieszanie wśród polskich przewoźników, ale były jedynie początkiem dalszych działań mających na celu transparentność i uregulowanie rynku.
Rok 2025 przynosi kolejne etapy legislacyjne, których celem jest wzmocnienie nadzoru nad działalnością transportową, uszczelnienie systemu podatkowego oraz poprawa warunków zatrudnienia w tej wymagającej branży. Wśród najważniejszych zmian znajdziemy modyfikacje w zakresie ewidencji czasu pracy, systemów rozliczeniowych oraz obowiązków administracyjnych ciążących na firmach transportowych.
Obowiązek cyfrowego rejestrowania czasu pracy kierowców
Jednym z kluczowych elementów zmian planowanych na 2025 rok będzie obowiązek pełnego wdrożenia nowej generacji tachografów cyfrowych w pojazdach wykorzystywanych w transporcie międzynarodowym. Od sierpnia 2025 roku wszystkie ciężarówki wykonujące przewozy transgraniczne będą musiały być wyposażone w tachograf drugiej generacji (tzw. smart tachograf G2V2), umożliwiający automatyczny zapis przekroczenia granicy i lokalizacji pojazdu.
Zmiana ta ma istotne znaczenie dla przewoźników, ponieważ będzie podstawą do kontroli prawidłowości stosowania przepisów o czasie pracy, odpoczynkach oraz delegowaniu kierowców. Co więcej, nieprzestrzeganie nowych obowiązków może skutkować nie tylko sankcjami finansowymi, ale również czasowym zakazem wykonywania transportu międzynarodowego.
W związku z tym przedsiębiorcy będą musieli zainwestować nie tylko w nowe urządzenia, ale także w odpowiednie przeszkolenie kadry i aktualizację systemów informatycznych obsługujących flotę.
Zmiany w rozliczaniu delegacji i ryczałtów
Rok 2025 przynosi również dalsze doprecyzowanie zasad dotyczących rozliczania diet i ryczałtów za noclegi dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Choć podstawowe zasady zostały zmodyfikowane już na mocy Polskiego Ładu i Pakietu Mobilności, to wciąż pojawia się wiele niejasności interpretacyjnych. Nowelizacja przepisów ma na celu ujednolicenie stosowanych stawek oraz obowiązkowe raportowanie świadczeń wypłacanych kierowcom, co ma ograniczyć szarą strefę i wyrównać konkurencję w sektorze.
Planowane jest również wprowadzenie nowej formy ewidencji wypłacanych świadczeń – specjalnego raportu przekazywanego do ZUS oraz Krajowej Administracji Skarbowej. W raporcie tym firmy będą musiały wykazywać wszystkie składniki wynagrodzenia oraz ich podstawy prawne. Wymusi to zmianę sposobu prowadzenia dokumentacji oraz większą przejrzystość w zakresie polityki wynagrodzeń.
Centralny Rejestr Przewoźników i wymogi licencyjne
Nowelizacja ustawy o transporcie drogowym przewiduje także rozszerzenie funkcjonalności Centralnego Rejestru Przewoźników. Od połowy 2025 roku każda firma transportowa będzie zobowiązana do aktualizowania danych dotyczących floty, zatrudnionych kierowców oraz tras przewozowych. Rejestr ten ma stać się narzędziem do skuteczniejszego nadzoru nad działalnością przewoźników, zwłaszcza tych, którzy działają w modelu podwykonawczym.
Dodatkowo zmienią się kryteria dotyczące uzyskiwania licencji transportowych. Firmy będą musiały spełniać nowe wymagania dotyczące zdolności finansowej, zdolności technicznej oraz tzw. dobrej reputacji. Oznacza to konieczność przedstawienia aktualnych dokumentów finansowych, dowodów posiadania pojazdów oraz zaświadczeń o niekaralności zarządzającego transportem. Nowe zasady uderzą przede wszystkim w mniejsze firmy, które do tej pory działały w modelu minimum formalności, często przy wsparciu zewnętrznych operatorów logistycznych.
Nowe zasady kontroli drogowych i sankcje
Od stycznia 2025 roku planowane jest także rozszerzenie uprawnień inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego oraz służb celno-skarbowych. Dzięki wprowadzeniu zintegrowanych systemów teleinformatycznych służby będą mogły uzyskać dostęp do danych tachografów oraz rejestru przewoźników w czasie rzeczywistym. Kontrole będą bardziej precyzyjne i celowane, a ewentualne nieprawidłowości szybciej wychwytywane.
Wraz z tymi zmianami ustawodawca planuje wprowadzenie nowych sankcji za naruszenia przepisów. Oprócz kar finansowych pojawi się możliwość czasowego zawieszenia licencji transportowej lub zakazu wykonywania przewozów w określonym obszarze. W praktyce oznacza to, że ryzyko związane z błędami w dokumentacji, przekroczeniami czasu pracy czy nieprawidłowościami w rozliczeniach kierowców będzie znacznie większe niż dotychczas.
Cyfryzacja obowiązków i nowe wymagania administracyjne
Rok 2025 ma być również okresem intensywnej cyfryzacji w branży transportowej. Planowane jest uruchomienie platformy komunikacyjnej między przedsiębiorstwami transportowymi a organami kontrolnymi, w której przewoźnicy będą musieli zgłaszać m.in. planowane przewozy międzynarodowe, zmiany w trasach czy incydenty drogowe. Nowa platforma ma zwiększyć bezpieczeństwo oraz umożliwić szybszą reakcję w przypadku zagrożeń czy kryzysów, np. związanych z blokadami granicznymi.
Dodatkowo każda firma transportowa będzie zobowiązana do prowadzenia cyfrowej ewidencji czasu pracy, ewidencji wypłat oraz listy pojazdów. Umożliwi to organom skarbowym i ZUS natychmiastowy wgląd w sytuację firmy i potencjalne nieprawidłowości. To kolejny krok w kierunku większej transparentności i automatyzacji kontroli podatkowych i administracyjnych.