Wielu przedsiębiorców prędzej czy później stanie przed wyzwaniem, jakim jest kontrola podatkowa. Choć sama myśl o niej może wywoływać stres, dobrze przygotowana firma nie ma się czego obawiać. W 2025 roku, w związku z rosnącą cyfryzacją i coraz szerszym zakresem obowiązków sprawozdawczych, organy skarbowe dysponują narzędziami, które pozwalają im szybciej i dokładniej analizować dane finansowe firm. Dlatego odpowiednie przygotowanie może zdecydować o tym, czy kontrola przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.
Kiedy można spodziewać się kontroli?
Kontrole podatkowe nie są przypadkowe. Najczęściej obejmują one przedsiębiorców:
- wykazujących niestandardowe straty lub niską rentowność (co ma związek m.in. z krajowym minimalnym podatkiem CIT),
- prowadzących transakcje z podmiotami powiązanymi,
- wykazujących wysokie zwroty VAT lub często składających korekty deklaracji,
- zgłoszonych przez kontrahentów lub na podstawie analizy ryzyka w systemach informatycznych KAS.
Jakie dokumenty warto przygotować?
Kluczowa jest kompletna i uporządkowana dokumentacja:
- deklaracje VAT, PIT, CIT z potwierdzeniami złożenia,
- ewidencje księgowe i raporty JPK (m.in. JPK_VAT, JPK_KR),
- faktury, umowy, potwierdzenia płatności,
- dokumentacja cen transferowych (jeśli dotyczy),
- ewidencje środków trwałych, magazynowe, kasy fiskalne.
Dobrą praktyką jest przygotowanie tzw. „teczki kontrolnej” zawierającej najważniejsze dokumenty oraz listę osób kontaktowych w firmie.
Cyfryzacja a kontrola – czego oczekują urzędnicy?
W 2025 roku zdecydowana większość kontroli opiera się na danych elektronicznych. Przedsiębiorca powinien:
- mieć dostęp do aktualnych plików JPK,
- być w stanie szybko udostępnić dane z systemu księgowego (najlepiej z opisem kont),
- zapewnić możliwość eksportu danych do formatu wymaganych przez KAS.
Warto zadbać o sprawną współpracę pomiędzy księgowością, IT i zarządem – opóźnienia wynikające z braku dostępu do systemów mogą zostać uznane za utrudnianie kontroli.
Postępowanie kontrolne krok po kroku
- Zawiadomienie o kontroli – z reguły na minimum 7 dni przed jej rozpoczęciem (chyba że kontrola jest niezapowiedziana).
- Rozpoczęcie kontroli – przedstawienie upoważnienia i legitymacji.
- Czynności kontrolne – analizowanie dokumentów, zadawanie pytań, żądanie dodatkowych wyjaśnień.
- Zakończenie i protokół – przedsiębiorca ma prawo wnieść zastrzeżenia w ciągu 14 dni od otrzymania protokołu.
- Decyzja pokontrolna – jeśli stwierdzone zostaną nieprawidłowości, urząd może wydać decyzję ustalającą lub wymiarową.
Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy?
- Brak zgodności między księgowością a stanem faktycznym (np. zaniżone stany magazynowe).
- Niezgłoszenie obowiązkowych formularzy (np. DSF-1, DN-1, brak e-doręczeń).
- Niedostateczna dokumentacja transakcji z podmiotami powiązanymi.
- Zaległości podatkowe i brak bieżących deklaracji.
Jak może pomóc Biuro KAMA?
W Biurze KAMA rozumiemy, że kontrola podatkowa może być stresującym doświadczeniem – dlatego pomagamy klientom w pełnym przygotowaniu:
- prowadzimy audyty prekontrolne,
- zabezpieczamy dokumentację księgową i podatkową,
- zapewniamy obecność i wsparcie księgowego lub doradcy podczas kontroli,
- reprezentujemy klienta przed organami skarbowymi.
Nie czekaj na kontrolę – przygotuj się już dziś. Skontaktuj się z Biurem KAMA i zadbaj o spokój w swojej firmie.