E-doręczenia dla zarejestrowanych w KRS

Spis treści:

Czym są e-doręczenia?
Kogo dotyczy obowiązek?
Jak założyć adres do e-doręczeń?
Konsekwencje braku założenia skrzynki e-doręczeń
Dlaczego przedsiębiorcy zwlekają z rejestracją?
E-doręczenia a jednoosobowe działalności gospodarcze
Koszty związane z e-doręczeniami

Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) przed 1 stycznia 2025 roku są zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń. Ten krok stanowi część szerszej strategii cyfryzacji administracji publicznej w Polsce, mającej na celu usprawnienie komunikacji między przedsiębiorcami a organami państwowymi.

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to system elektronicznej korespondencji, który zastępuje tradycyjne listy polecone. Umożliwia on bezpieczne i skuteczne przesyłanie dokumentów między podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami. Dzięki e-doręczeniom korespondencja zyskuje status równoważny z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, co zapewnia pewność skutków prawnych.

Kogo dotyczy obowiązek?

Obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku obejmuje wszystkie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Dotyczy to przede wszystkim spółek prawa handlowego, takich jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne czy spółki komandytowe. Nowe podmioty rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 roku są zobowiązane do założenia adresu do e-doręczeń już w momencie rejestracji.

Jak założyć adres do e-doręczeń?

Proces zakładania adresu do e-doręczeń jest stosunkowo prosty i można go przeprowadzić online poprzez stronę Biznes.gov.pl. Wymaga to zalogowania się do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowania następujących informacji:

Jeśli osoba składająca wniosek nie posiada pełnomocnictwa wynikającego bezpośrednio z KRS, konieczne jest dodatkowo dostarczenie pełnomocnictwa podpisanego elektronicznie oraz dowodu uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Po pozytywnej weryfikacji wniosku na podany adres e-mail zostanie wysłana informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-doręczeń wraz z instrukcją aktywacji.

Konsekwencje braku założenia skrzynki e-doręczeń

Choć za niedopełnienie obowiązku założenia skrzynki e-doręczeń nie przewidziano bezpośrednich sankcji finansowych, brak aktywnego adresu może prowadzić do poważnych konsekwencji. Organy administracji publicznej mogą uznać korespondencję za doręczoną po upływie 14 dni od jej wysłania, nawet jeśli odbiorca jej nie odebrał. Taka sytuacja może skutkować przeoczeniem ważnych terminów procesowych lub administracyjnych, co z kolei może prowadzić do negatywnych skutków prawnych dla przedsiębiorstwa.

Dlaczego przedsiębiorcy zwlekają z rejestracją?

Mimo że obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń wchodzi w życie 1 kwietnia 2025 roku, wielu przedsiębiorców nadal nie założyło wymaganych skrzynek. Przyczyną może być brak świadomości o nowym obowiązku, obawy związane z procesem rejestracji lub niejasności dotyczące funkcjonowania systemu. Warto jednak podkreślić, że założenie skrzynki jest bezpłatne, a korzyści płynące z e-doręczeń, takie jak szybsza i bardziej efektywna komunikacja z urzędami, przewyższają ewentualne trudności związane z rejestracją.

E-doręczenia a jednoosobowe działalności gospodarcze

Obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku dotyczy wyłącznie podmiotów wpisanych do KRS. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, zarejestrowani w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), nie są objęci tym obowiązkiem na tym etapie. Dla nich termin wdrożenia e-doręczeń został ustalony na 1 października 2026 roku. Niemniej jednak, mogą oni dobrowolnie założyć adres do e-doręczeń wcześniej, co może przynieść korzyści w komunikacji z administracją publiczną.

Koszty związane z e-doręczeniami

Korzystanie z systemu e-doręczeń jest bezpłatne, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na usługę świadczoną przez publicznego dostawcę, takiego jak Poczta Polska S.A. W przypadku wyboru komercyjnego dostawcy usług zaufania, mogą pojawić się opłaty zgodne z cennikiem danego dostawcy. Decyzja o wyborze dostawcy powinna być więc dobrze przemyślana, uwzględniając potrzeby i możliwości przedsiębiorstwa.

Wprowadzenie obowiązku e-doręczeń dla podmiotów zarejestrowanych w KRS od 1 kwietnia 2025 roku to kolejny krok w kierunku cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Nowy system ma na celu usprawnienie komunikacji z organami państwowymi, zwiększenie bezpieczeństwa korespondencji oraz eliminację papierowego obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy zobowiązani do założenia adresu do e-doręczeń powinni jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki, aby uniknąć problemów związanych z niedostarczeniem ważnej korespondencji urzędowej.

Chociaż system e-doręczeń może budzić pewne obawy wśród przedsiębiorców, jego wdrożenie przynosi liczne korzyści, w tym szybsze i wygodniejsze odbieranie korespondencji, uniknięcie ryzyka zgubienia dokumentów oraz możliwość załatwiania spraw urzędowych bez konieczności wizyty w urzędzie. Proces rejestracji jest stosunkowo prosty i nie wiąże się z żadnymi kosztami, jeśli korzysta się z usług publicznego dostawcy.

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie zarejestrowali swojego adresu do e-doręczeń, powinni niezwłocznie zapoznać się z procedurą i zarejestrować skrzynkę, aby uniknąć potencjalnych komplikacji związanych z brakiem dostępu do urzędowej korespondencji. Warto także śledzić kolejne etapy wdrażania e-doręczeń dla innych grup podmiotów, ponieważ w przyszłości obowiązek ten obejmie również przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Podsumowując, e-doręczenia stanowią istotny element cyfrowej transformacji polskiego systemu administracyjnego. Ich wdrożenie to krok w stronę nowoczesnych i efektywnych rozwiązań, które mają ułatwić życie przedsiębiorcom oraz usprawnić obieg dokumentów w relacjach z administracją publiczną. Warto więc już teraz podjąć odpowiednie działania i dostosować swoją działalność do nadchodzących zmian.